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Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses, über eine mögliche Aufnahme in unseren konzernweiten Bewerberpool sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte.

Diese Datenschutzerklärung gilt für Bewerbungen über unser Karriereseite, abrufbar unter: https://complex-pharma.com/kontakt/karriere/, sowie für Bewerbungen, die uns auf anderem Weg (z.B. HR-Software „onlyfy“, per E-Mail oder Post) übermittelt werden, sofern die Bewerbungsdaten in unserem Bewerbermanagementsystem erfasst werden.

Um sicherzustellen, dass Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informiert sind, bitten wir Sie, die nachstehenden Informationen zur Kenntnis zu nehmen.

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten

a) Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

• Name: Complex Pharmaceuticals GmbH
• Adresse: Storchengasse 1, 1150 Wien
• Telefonnummer: +431 208 01 34
• E-Mail-Adresse: office@complex-pharma.com

b) Datenschutzbeauftragter

Für alle Anfragen rund um das Thema Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte als betroffene Person (siehe Abschnitt 13 unten) können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Sie erreichen diesen unter:

• E-Mail: dpo@complex-pharma.com
• Post: Adresse wie oben, mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“

2. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen – also deren Identität bestimmt oder zumindest bestimmbar ist. Darunter fallen z.B. Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Sozialversicherungsnummer, IP-Adresse, etc).

3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welche Rechtsgrundlagen stützen wir uns dabei?

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

1. Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Prüfung Ihrer Eignung, Verwaltung des Bewerbungsprozesses, Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses). Bewerberdaten werden nur insoweit verarbeitet, als dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage: Die Notwendigkeit Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Anbahnung eines Dienstverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und unser überwiegendes berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einem effizienten Bewerbungsprozess. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren erfolgt nur, soweit eine spezifische gesetzliche Verpflichtung aus dem österreichischen Arbeits- oder Sozialrecht dies erfordert (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO).
2. Evidenzhaltung im konzernweiten Bewerberpool. Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilen, werden Ihre Daten nach Abschluss des konkreten Bewerbungsverfahrens in einem konzernweiten Bewerberpool gespeichert und von Complex Pharmaceuticals GmbH, Orpha Trade GmbH sowie verbundenen Unternehmen bis zu zwölf (12) Monate genutzt werden dürfen, um Sie bei passenden zukünftigen Stellen zu kontaktieren; innerhalb dieses Zeitraums können Sie wegen einer Verlängerung der Aufbewahrung kontaktiert werden (siehe Abschnitt 4 unten). Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen freiwillig personenbezogene Daten offenlegen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO darstellen (z.B. ein Foto, aus dem sich Hinweise auf die rassische oder ethnische Herkunft ergeben können). Diese Einwilligung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf das laufende Bewerbungsverfahren. Sie können Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an dpo@complex-pharma.com. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht. Nach Eingang des Widerrufs werden Ihre Daten aus dem Bewerberpool gelöscht und nicht mehr für diesen Zweck verwendet (siehe Abschnitt 13 unten).
3. IT‑Sicherheit und Systemadministration bei Online-Bewerbungen. Beim Besuch des Bewerbungsformulars auf unserer Karriereseite werden aus technischen Gründen Nutzungs‑ und Bestandsdaten in Serverprotokollen verarbeitet, um den sicheren Betrieb des Systems zu gewährleisten und die IT-Sicherheit sicherzustellen. Rechtsgrundlage: Unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit unserer IT-Systeme und der Karriereseite sowie an der Verhinderung von Missbrauch oder unbefugten Zugriffen.
4. Feedback und Zufriedenheitsumfragen. Mit Ihrer Einwilligung können wir Sie nach Abschluss des Bewerbungsprozesses zur Zufriedenheit mit dem Verfahren befragen. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (siehe Abschnitt 13 unten).
5. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, etwa nach arbeits‑, gesellschafts‑ oder steuerrechtlichen Vorschriften. Rechtsgrundlage: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Behinderteneinstellungsgesetz (BEinstG).
6. Verteidigung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen im Zusammenhang mit Bewerbungsverfahren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO für besondere Kategorien personenbezogener Daten. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise die Beweisführung in einem Verfahren nach dem Gleichbehandlungsgesetz (GlBG)
7. Weiterverarbeitung Ihrer Daten bei Zustandekommen eines Beschäftigungsverhältnisses. Kommt ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen zustande, werden wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von erhobenen personenbezogenen Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten. Diese Daten werden Teil Ihres Personalaktes. Rechtsgrundlage: Durchführung des Arbeitsvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere melde-, abgaben- und steuerrechtliche Pflichten (z.B. Anmeldung zur Sozialversicherung) gemäß Art 6. Abs. 1 lit. c DSGVO. Sofern im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder Daten zur Gewerkschaftszugehörigkeit für die Beitragsabfuhr), erfolgt dies soweit dies zur Ausübung von Rechten und zur Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht sowie dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO).

4. Aufnahme in den konzernweiten Bewerberpool und Evidenzhaltung Ihrer Daten

Sofern Sie hierin ausdrücklich einwilligen, können wir Ihre Bewerbungsunterlagen über den konkreten Bewerbungsprozess hinaus in unserem konzernweiten Bewerberpool speichern (sog. Evidenzhaltung). Dies ermöglicht es uns, Sie bei zukünftigen Stellenangeboten innerhalb des Konzerns zu berücksichtigen und gegebenenfalls zu kontaktieren, sofern Ihr Profil für eine passende Position in Betracht kommt (Abgleich Ihres Profils mit den Anforderungen offener Stellen).

Die Teilnahme am konzernweiten Bewerberpool ist freiwillig. Diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Verweigerung oder der spätere Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf das laufende Bewerbungsverfahren (siehe Abschnitt 3 oben).

Im Rahmen des konzernweiten Bewerberpools können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Konzerngesellschaften übermittelt werden und dort für die oben genannten Zwecke eingesehen und verwendet werden:

• Complex Pharmaceuticals GmbH
• Orpha Trade GmbH, sowie
• mit diesen Gesellschaften im Sinne des § 15 AktG und des § 115 GmbHG verbundene Unternehmen (insbesondere Tochtergesellschaften).

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit der Konzerngesellschaften nach Art. 26 DSGVO, die gemeinsam über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Die gemeinsam Verantwortlichen haben eine Vereinbarung geschlossen, in der ihre jeweiligen datenschutzrechtlichen Zuständigkeiten festgelegt sind. Eine zusammenfassende Darstellung der wesentlichen Inhalte der Vereinbarung stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

Unabhängig davon können Sie Ihre Betroffenenrechte gegenüber jeder der beteiligten Gesellschaften geltend machen, etwa per E-Mail an dpo@complex-pharma.com (siehe Abschnitt 13 unten).

5. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten nur Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dazu gehören insbesondere:

• Stammdaten: Vor‑ und Nachname, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit/Arbeitsberechtigung, Adresse, Kontaktdaten (Telefon, E‑Mail), ggf. Sozialversicherungsnummer.
• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Ausbildungs‑ und Qualifikationsnachweise, Zeugnisse, Referenzen, Gehaltsvorstellungen, Motivationsschreiben.
• Interview‑ und Auswahlinformationen: Notizen zum Auswahlgespräch, Ergebnisse interner Bewertungs- und Auswahlverfahren (z.B. Einschätzungen) sowie – soweit durchgeführt und rechtlich zulässig – Informationen aus Personalscreenings im Zuge der Sicherheitsüberprüfung.
• Nutzungs‑ und Bestandsdaten bei Online‑Bewerbungen: IP‑Adresse, Browsertyp und ‑version, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, übertragene Datenmenge.
• Sonstige Angaben: Andere Informationen, die Sie uns im Laufe des Bewerbungsverfahrens freiwillig mitteilen (z.B. Führerscheininhaberschaft). Diese können gegebenenfalls besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Schwerbehinderung, gesundheitliche Eignung, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit).

Wir bitten ausdrücklich darum, solche Informationen in Ihren Bewerbungsunterlagen nur anzugeben, wenn sie für die ausgeschriebene Stelle und das Bewerbungsverfahren relevant sind. Wir weisen darauf hin, dass wir von Ihnen KEINE Informationen benötigen, die nach dem Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) bzw. dem Behinderteneinstellungsgesetz (BEinstG) nicht verwertbar sind (Rasse, ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität). Ebenso bitten wir Sie, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu übermitteln, wie etwa Angaben zu Ihrer Gesundheit, Schwangerschaft, politischen Meinungen, religiösen oder philosophischen Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder zu Ihrem Sexualleben, sofern diese nicht ausdrücklich für die konkrete Stelle erforderlich sind. Bitte senden Sie außerdem keine Inhalte, die Rechte Dritter verletzen können (z.B. Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte, Geschäftsgeheimnisse oder sonstige vertrauliche Informationen).

6. Aus welchen Quellen beziehen wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung direkt von Ihnen erhalten (z.B. über Online-Formulare, per E-Mail oder per Post). Bewerbungsunterlagen können auch über Webformulare auf externen Stellenportalen (z.B. karriere.at, AMS Job Room oder vergleichbare Plattformen) übermittelt werden, auf denen unsere Stellenanzeigen veröffentlicht werden.

Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten im Zuge der Personalvermittlung von Personalvermittlern, Personalleasing-Unternehmen oder anderen Personaldienstleistern erhalten.

Soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist und rechtlich zulässig erfolgt, können wir außerdem öffentlich zugängliche, berufsbezogene Informationen nutzen (z.B. aus berufsorientierten sozialen Netzwerken wie LinkedIn), um Ihre Angaben zu überprüfen oder zu vervollständigen.

7. An welche Empfänger übermitteln wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden innerhalb von Complex Pharmaceuticals nur an Personen weitergegeben, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind (Personalabteilung, Fachabteilung, Geschäftsführung).

Im Rahmen des konzernweiten Bewerberpools können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Konzerngesellschaften übermittelt werden, soweit dies zur Prüfung Ihrer Bewerbung oder zur Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit zukünftigen Stellenangeboten innerhalb des Konzerns erforderlich ist (siehe Abschnitt 4 oben).

Darüber hinaus setzen wir Auftragsverarbeiter nach Art 28 DSGVO ein, z.B. Betreiber von Bewerbungsportalen, Hosting‑Dienstleister oder Anbieter von HR‑Software (z.B. „onlyfy“). Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf unsere Weisung und unterliegen strengen vertraglichen Verpflichtungen.

Eine Übermittlung an staatliche Stellen, Gerichte oder externe Berater (z.B. Personaldienstleister) erfolgt nur, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Interessen verfolgen (z. B. zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).

8. Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (außerhalb des EWR) findet nur statt, wenn dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist und die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Wir verwenden EU‑Standardvertragsklauseln oder stützen uns auf Angemessenheitsbeschlüsse.

Sofern ein Dienstleister in den USA eingebunden ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des EU‑US Data Privacy Frameworks. Informationen hierzu stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

9. Datensicherheit und Schutz Ihrer Daten

Für uns ist Datensicherheit eine Selbstverständlichkeit. Wir haben angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO getroffen, um die Geheimhaltung und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Bei Online-Bewerbungen achten wir insbesondere auf sichere Übertragungswege und eine nachvollziehbare Datenverarbeitung. Dazu setzen wir geeignete Sicherheitsmaßnahmen ein, etwa verschlüsselte Datenübertragung (z.B. HTTPS) sowie Protokollierungs- und Monitoring-Mechanismen.

10. Wie lange wir Ihre Daten speichern?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für den Bewerbungsprozess erforderlich ist. Werden Sie eingestellt, übernehmen wir die erforderlichen Daten in Ihre Personalakte. Werden Sie nicht eingestellt, löschen wir Ihre Daten grundsätzlich nach Ablauf von sieben Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine längere Speicherung im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung. Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Aufnahme in den konzernweiten Bewerberpool erteilen, speichern wir Ihre Daten bis zu zwölf (12) Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens; innerhalb dieses Zeitraums können wir Sie wegen einer Verlängerung der Aufbewahrung kontaktieren. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten automatisch gelöscht, es sei denn, Sie erteilen eine erneute Einwilligung (siehe Abschnitt 3 oben).

Die Protokolldaten zu Online‑Bewerbungen (z.B. IP‑Adressen, Browser‑Informationen) speichern wir zur IT‑Sicherheit nur für die Dauer, die erforderlich ist, und löschen sie anschließend.

11. Erforderlichkeit der Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie sind nicht verpflichtet, alle personenbezogenen Daten bereitzustellen. Bitte beachten Sie jedoch, dass bestimmte Angaben (insbesondere Kontakt- und Bewerbungsdaten wie Name und bewerbungsrelevante Unterlagen/Angaben) jedoch erforderlich sind, um über Ihre Bewerbung entscheiden zu können; ohne diese Informationen kann das Verfahren nicht fortgeführt werden.

Wir empfehlen, nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für die Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

12. Keine automatisierten Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt, da die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beruht, sondern jedenfalls unter maßgeblicher Einbeziehung einer natürlichen Person getroffen wird.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, folgende Rechte geltend zu machen:

• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen und die Löschung bzw. Vernichtung Ihrer Daten zu verlangen, ohne dass dies einer Begründung bedarf (siehe Abschnitt 14 unten). Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt. Bitte beachten Sie, dass wir bestimmte Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gegebenenfalls für einen bestimmten Zeitraum weiter speichern müssen.
• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft zur Herkunft, zu den Kategorien, zur Speicherdauer, zu den EmpfängerInnen, zum Zweck der zu Ihrer Person verarbeiteten Daten und zur Art ihrer Verarbeitung verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sollten die Sie betreffenden Daten nicht richtig oder unvollständig sein, so können Sie die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Angaben verlangen. Sie können weiters die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Ist unklar, ob die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, so können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Auch wenn die Daten zu Ihrer Person richtig und vollständig sind, können Sie der Verarbeitung dieser Daten widersprechen. Dies aber nur, wenn wir Ihre Daten auf Basis eines überwiegenden berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten und nur in besonderen, von Ihnen zu begründenden Situationen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten, die wir selbst von Ihnen erhalten haben, in einem von uns bestimmten, maschinenlesbaren Format erhalten oder uns mit der direkten Übermittlung dieser Daten an eine von Ihnen gewählte dritte Person beauftragen, sofern diese Person uns dies aus technischer Sicht ermöglicht und der Datenübertragung weder ein unvertretbarer Aufwand noch gesetzliche oder sonstige Verschwiegenheitspflichten oder Vertraulichkeitserwägungen, denen wir unterliegen, entgegenstehen.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Schließlich sind Sie berechtigt, bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien (https://www.dsb.gv.at/), Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

14. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

• E-Mail: dpo@complex-pharma.com
• Post: Adresse wie oben, mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“